Eine geschäftliche E-Mail-Signatur zeigt nicht nur, wer eine Nachricht verschickt hat. Zugleich ist sie eine elektronische Visitenkarte, muss gesetzliche Vorgaben erfüllen und sollte alle Kontaktinformationen übersichtlich präsentieren. Aber wie lassen sich alle Anforderungen unter einen Hut bringen? Mehr dazu gibt es hier.
Welche Kontaktdaten gehören in die E-Mail-Signatur?
Einige Angaben sind in fast jeder geschäftlichen E-Mail-Signatur üblich:
- Vor- und Nachname
- Adresse
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
Dazu können noch weitere Punkte eingefügt werden, zum Beispiel Mobilfunk- oder Faxnummern. Natürlich sollten alle Kontaktdaten stets aktuell und fehlerfrei gehalten werden. Tippfehler oder nicht mehr gültige Durchwahlen können beim Empfänger für Frust sorgen, wenn dieser den Absender direkt kontaktieren möchte.
Gibt es rechtliche Vorgaben?
In jeder geschäftlichen E-Mail müssen gesetzliche Pflichtangaben zu finden sein, genau wie in einem Geschäftsbrief auf Papier. Deshalb ist die E-Mail-Signatur so wichtig. Zu den Pflichtangaben zählen etwa bei einer GmbH:
- Firmenname (wie im Handelsregister)
- Rechtsform und Sitz der Gesellschaft
- Registergericht und Handelsregisternummer
- Sämtliche Geschäftsführer (Vor- und Nachname)
Bei anderen Rechtsformen können die Angaben ein wenig abweichen, grundsätzlich sind jedoch auch dann gewisse Angaben verpflichtend. Gerade für KMU, Freiberufler und Selbständige ist es sehr wichtig, sich genau zu informieren, um keine vermeidbaren Fehler zu begehen.
Darf Werbung in der E-Mail-Signatur auftauchen?
Hinweise auf eigene Onlinepräsenzen, zum Beispiel zur Website oder zu sozialen Netzwerken, werden von Experten als unkritisch angesehen. Bei einem Hinweis auf aktuelle Angebote im Onlineshop sieht es hingegen schon anders aus. Dabei handelt es sich nämlich in vielen Fällen um Werbung – und genau wie ein Newsletter darf diese nur dann per E-Mail verschickt werden, wenn der Empfänger zuvor eingewilligt hat.
In der Praxis ist das Risiko einer Abmahnung natürlich relativ gering. Als Unternehmer sollte man sich allerdings durchaus darüber bewusst sein, dass es zu Problemen kommen kann, um Risiken und Chancen abwägen zu können.
Ist ein Disclaimer notwendig?
In vielen E-Mails kann man heute einen Disclaimer lesen, der etwa so lautet:
„Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender telefonisch oder per E-Mail und löschen Sie diese E-Mail aus Ihrem System. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet.“
Rechtlich ist solch ein Disclaimer allerdings nicht vorgeschrieben. Darüber hinaus ist der Disclaimer auch in der Praxis überflüssig. Wer eine interessante E-Mail bekommen hat, die eigentlich für einen anderen Adressaten bestimmt war, wird diese schließlich kaum löschen und den Inhalt wieder vergessen. Auf den Disclaimer kann man also verzichten.
Wie sieht es mit der Grußformel aus?
Wer alle E-Mails mit der Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ abschließt, kann diese natürlich in die E-Mail-Signatur aufnehmen. Gerade bei längeren E-Mail-Dialogen sollten Grußformeln allerdings variiert werden, damit ein Adressat nicht das Gefühl hat, mit unpersönlichen Standardfloskeln abgespeist zu werden. Deshalb sollte man sich überlegen, drei oder vier verschiedene Signaturen anzulegen – oder einfach die Grußformel selbst zu tippen.
Wie lässt sich die E-Mail-Signatur erstellen oder ändern?
Das Erstellen oder Ändern der E-Mail-Signatur ist bei jedem E-Mail-Programm ein wenig anders. In den meisten Unternehmen wird Microsoft Outlook eingesetzt, für das Erstellen und Ändern von Signaturen gibt es hier die nötigen Anleitungen. Auch bei Apple Mail ist das Erstellen und Ändern einer Signatur ganz leicht möglich.