DSGVO-konformes Archiv für E-Mails
Mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt ab Mai 2018 ein neues Datenschutzrecht in allen Mitgliedsländern der Europäischen Union. Zusammen mit den Vorgaben für die revisionssichere E-Mail-Archivierung ergeben sich daraus für viele Unternehmen ganz neue Anforderungen.
Hier erläutern wir, wie ein einfaches Mailarchiv als Hostinglösung in der Cloud funktioniert.
E-Mail-Archivierung automatisch und einfach
Einer der wichtigsten Aspekte eines Mailarchivs ist, dass es sich ohne zusätzlichen Aufwand in den Arbeitsalltag integrieren lassen sollte. Im Idealfall sollten die E-Mails, die Ihre Mitarbeiter empfangen oder verschicken, automatisch archiviert werden. So gehen keine Mails verloren, zudem lassen sich diese bei Bedarf ganz einfach aus dem Archiv wiederherstellen.
Welches System auf Ihren E-Mail-Servern läuft, spielen bei unseren Lösungen für die E-Mail-Archivierung übrigens keine Rolle. Diese Cloud-Lösungen eignen sich als Ergänzung für Microsoft Exchange, Lotus Notes oder andere Lösungen.
Sämtliche Server in Deutschland
Im Zuge der steigenden Anforderungen an den Datenschutz ist es für immer mehr Unternehmen wichtig, wo die Server stehen, die für Hostinglösungen genutzt werden. Unsere Lösungen für die E-Mail-Archivierung sind nicht nur revisionssicher, sondern auch DSGVO-konform – Sie müssen sich also keine Sorgen mehr machen. Die für den Betrieb des Mailarchivs benötigten Server laufen in verschiedenen Rechenzentren in Deutschland.
Weitere Informationen zur Technik finden Sie auf der Produktseite.
Mailarchiv im Hosting ganz leicht anpassbar
Natürlich gibt es viele interne Lösungen, mit denen sich E-Mails revisionssicher und DSGVO-konform archivieren lassen. Neben dem Aufwand für Anschaffung, Installation und Betrieb lassen sich diese jedoch nicht immer an neue Anforderungen anpassen. Bei einer gehosteten Alternative ist das hingegen kein Problem. Unsere Lösungen für die E-Mail-Archivierung sind flexibel und skalierbar. Das bedeutet, dass Sie das Mailarchiv ganz einfach an Ihre aktuellen Wünsche anpassen können. Wichtig ist das zum Beispiel, wenn Sie expandieren und deshalb viele neue Mitarbeiter einstellen oder einen Wettbewerber übernehmen.
Rechtliche Grundlagen der E-Mail-Archivierung
Die von Ihren Mitarbeitern verschickten E-Mails inklusive der Anhänge gelten laut HGB in der Regel als Handelsbriefe. Daher müssen sie für einen gewissen Zeitraum (meist zwischen sechs und zehn Jahren) archiviert werden. Entscheidend ist dabei, dass E-Mails unverändert im Archiv landen. Eingehende E-Mails sollten also automatisch gespeichert werden, bevor einzelne Nutzer sie lesen.
Hier finden Sie einen kurzen Überblick zu den wichtigsten Gesetzen rund um die revisionssichere Archivierung von E-Mails.
GOBD 119 & 121
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten ab dem 01. Januar 2017 als Pflicht. Diese Grundsätze regeln die Form, Aufbewahrungsfrist und Funktion der zu archivierenden E-Mails.
HGB § 238
Zusätzlich geben die im § 238 HGB festgelegten Regeln zur Buchführungspflicht eine Definition der zu archivierenden Dokumente, eine Eingrenzung der von der Archivierungspflicht betroffenen Personen und Institutionen und die Art und Weise der Archivierung vor.
HGB § 257 & AO § 147
Weitere Grundsätze zur Aufbewahrung und den Aufbewahrungsfristen von Unterlagen liefern die Gesetze aus § 257 HGB und § 147 AO. Diese Paragraphen beinhalten Informationen zu den zu archivierenden Dokumenten, den möglichen Medien, die zur Speicherung von Dokumenten herangezogen werden können und der Dauer der Aufbewahrungsfrist.
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Falls Sie unsicher sind, wie Sie E-Mails in Ihrem Unternehmen effizient und gesetzeskonform archivieren können, melden Sie sich bei uns - wir helfen gerne!
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